Mitos da profissão de Secretariado Executivo

Neste Artigo utilizaremos como referencial teórico, Liana Natalense - A Secretária do Futuro e Rosimeri Ferraz Sabino - Secretariado: do Escriba ao Webwriter.

Já sabemos que a profissão do (a) Secretario (a) existe há muito tempo, muito bem ilustrado no  livro de Sabino(2004), onde ela fala que os escribas foram os precursores dessa profissão, pois eram os homens de confiança dos grandes reis, por dominarem a escrita eram os responsáveis por redigir as leis ditadas pelos dirigentes de uma determinada região.

 Nos dias atuais o (a) Secretário(a) possui atribuições semelhantes às realizadas pelos escribas, pois são profissionais de confiança, geralmente, sempre mais próximo aos dirigentes, porém seu campo de atuação é muito mais amplo, em virtude de toda a evolução tecnológica ocorrida ao longo do tempo.

E pelo vasto campo de atuação é que surgiram alguns equívocos da profissão. A partir disso apareceram mitos que, ao longo dos anos se tornam atividades de importância estereotipada para o profissional de Secretariado.

Para entender as reais atividades de um(a) Secretário(a) Executivo(a), falaremos sobre o mito primordial:

1. SECRETÁRIA X ASSESSORA

Esse equívoco sempre acontece, pois as atividades da (o) secretária(o) é assessorar muitas vezes, os executivos, mas é essencial saber que ASSESSORAR não é cargo, é uma função inerente ao profissional, a exemplo, da Secretaria Executiva.

Como bem disse Natalense (1998, p.12) “Assessorar não é algo a ser conquistado no futuro da secretaria. É a razão de ser da profissão assessorar os diversos níveis gerenciais.’’ Natalense (1998) ainda ilustra essa discussão  com os exemplos de Secretarias que acreditam que o nome da profissão está por ser extinta, em função da nomenclatura Assessora.

Neste contexto é crucial destacar a evolução no ambiente de trabalho. Com a Era da Informatização, antes as Secretárias gastavam em média 90% do seu tempo realizando as técnicas secretariais, hoje elas gastam metade do seu tempo para execução dessas atividades e a outra metade para assessorar e gerenciar informações.

2. TRABALHOS PARTICULARES

Natalense (1998) fala com muita ênfase sobre essas atividades incoerentes com a atividade profissional de Secretariado.  Ao retomar a trajetória dos anos 50, talvez por não terem modelos profissionais da época, vários gerentes brasileiros abusavam dos recursos materiais da empresa e do recurso humano (secretária(o)). Este profissional além de exercer as funções previstas dentro do ambiente organizacional, passou a assessorar também a vida particular e familiar, como obrigações.  Na época as profissionais que se posicionavam contra essa prática eram vistas com maus olhos enquanto a outra que cuidava da vida dos executivos como o todo, eram tidas como especiais e de alto nível.

Natalense (1998) traz para nosso conhecimento, relatos sobre Secretárias que eram e são adeptas destas práticas e elas próprias muitas vezes esquecem suas vidas para se dedicar 100% a vida do chefe.

A justificativa destes chefes é que o tempo de um executivo é muito caro, logo ele não poderia se dedicar a outras atividades que não fossem negócios.

Natalense (1998, p.16) enfatiza: “A Secretária não existe para dar assessorias particulares ao executivo. Ela é uma funcionária da empresa, assessorando um cargo ou área, em assuntos ORGANIZACIONAIS”.

3. SECRETÁRIA TEM HORÁRIO PARA ENTRAR MAS NÃO PARA SAIR

Este é um mito fácil de encontrar em algumas empresas, a ideia de que ‘quanto mais tempo você permanecer na empresa mais competente será considerada’, mais comum ainda é encontrar muitos gerentes que deixam seus escritórios tarde da noite exigindo que a secretária permaneça em seu posto, mesmo iniciando o trabalho às 08h.

É comprovado que o profissional que permanecem na empresa além do seu horário normal, muitas vezes, nada produz. Isso acontece muitas vezes quando, por exemplo, os Executivos estão em reuniões informais, ou simplesmente realizando tarefas desnecessárias na empresa, obrigando consequentemente, a presença da secretária.

A(o) secretária(o) tem a sua vida pessoal e como conseqüência dessas práticas abusivas, tem sua vida desestruturada, já que vive 24h a dispor do chefe.

Muitas vezes essas pessoas que permanecem além do horário na empresa, são pessoas desorganizadas na vida profissional ou pessoal, incompetentes na gestão pessoal ou profissional ou não tem vida pessoal/social, o que levam a permanecerem na empresa retardando sua saída, sem precedentes.  Porém, nada disso diz respeito à profissional de Secretariado, aqui tratado, pois assim como outra pessoa ela é uma funcionária, executora de tarefas e rotinas pertinentes à organização com o estabelecimento do horário comum de trabalho.

4. O TRABALHO DA SECRETÁRIA NÃO GERA RESULTADOS

Este é o mais mensurável, pois as atividades executadas pela(o) Secretaria(o)  demonstram os resultados que  existem e podem ser medidos través de indicadores que Natalense(1998) exemplifica em seu livro, como sendo os  Técnicos e da Satisfação de Clientes, uma espécie de feedback das atividades desenvolvidas pelo profissional, que engloba: o quantitativo de (ligações recebida diariamente; ligações geradas diariamente; implicações de decisão ou informação e o tempo que gasta com essa pratica; Quantidade de paginas digitadas diariamente  e o tempo gasto; quantidade de erros no trabalho e o tempo gasto; Quantidade de reuniões agendadas e assessoradas e o tempo gasto; Quantidade de vezes em que é interrompida por clientes para reverter alguma situações não condizente com as rotinas, ou procurar algo, ou e-mails ou arquivos; quantidade de correspondência que se recebe, lê e direciona diariamente; Quantidade de pessoas que chegam diariamente exigindo atenção e quantidade de contratos participados. Tudo isso pode ser comparado com os indicadores do gráfico de barras.

Na obtenção de feedback dos cliente, é necessário saber: quantas orientações prestou para a equipe da sua área de atuação; quantas reclamações e elogios aconteceram em relação a trabalhos desenvolvidos por você; converse diariamente com cada cliente que assessora perguntando sobre o grau de satisfação com a assessoria que você presta; qual o tipo de assessoria eles gostariam que lhe fosse oferecido que ainda não ocorreu; quais os pontos fortes e fracos da assessoria oferecida por você.

Natalense (1998) considera de suma importância o conhecimento especifico da atuação secretarial, o que irá servir como base para a projeção profissional da secretária(o) Executiva(o), com as suas multifuncionalidades.

5. SECRETARIA X RECEPCIONISTA

É muito comum confundir as atividades da Secretária(o) com as da(o) Recepcionista, mas sabemos que estas são duas profissões diferentes, apesar de desempenharem funções semelhantes, mas para diferenciar as funções desempenhadas por cada uma delas, listamos abaixo as atividades inerentes a cada profissional.

RECEPCIONISTA:

1. Receber e interagir com o público externo de forma agradável, solícita e colaborativa para prestação de informações e no encaminhamento dos visitantes aos setores desejados;
2. Controlar a entrada de pessoas e equipamentos na entrada da instituição, através de registros do nome, horário e assunto;
3. Controlar e sugerir compras de materiais pertinentes à sua área de atuação;
4. Presta atendimento telefônico, dando informações ou buscando autorização para a entrada de visitantes;
5. É responsável pela guarda e controle de chaves, bolsas ou objetos que venham ser controlados pela recepção;
6. Elaborar relatórios para registro de suas atividades, bem como manter-se atualizada sobre a organização, departamentos, pessoas ou eventos que ocorram relacionados à sua área, dentre outras funções inerentes ao cargo.

SECRETÁRIA:

1. Organiza e faz a manutenção dos arquivos, além de classificar, registrar e distribuir correspondências, cartas ou telegramas.
2. Redige e digita correspondências ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
3. Assistência e assessoramento direto aos executivos e/ou departamentos da organização;
4. Coleta de informações para a obtenção de objetivos e metas da empresa, bem como interpretação e sintetização de textos e documentos;
5. Conhecimentos protocolares, protocolamento de documentos, abertura de novos protocolos;
6. Execução de serviços de escritório, como recepção, controle de agendamentos, informações e atendimento telefônico.

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A profissão de secretária(o), que era exercido exclusivamente por homens, cresceu e passou a ser exercida por mulheres. Atualmente é uma profissão quase que exclusivamente feminina. A evolução trouxe mudanças no perfil, nas competências e muitos mitos começaram a cerca-la.

O surgimento desses mitos ocorreu devido a diversos motivos, dentre eles a demora em definir o nome da profissão, deixou esta profissional a deriva de situações que viriam a confundi-la com outras profissões/funções como o de assessora, recepcionista. E por está numa posição não tão destacada nas organizações, pois muitas mentes ainda acreditam que um profissional que produz e dá resultado é aquele que está numa função central ou de produtividade visível, ou que os resultados gerados sejam mensuráveis. Acrescentando o fator de desempenharem funções de assistência e muitas vezes para uma pessoa diretamente, muitos executivos exigem que façam trabalhos pessoais, permitindo que esta profissional seja vista como realizadora de trabalhos particulares.  

 Autoras: Pamela do Vale e Lucilene Silva.

REFERÊNCIAS:

MIRANDA, Kátia J. de. Técnicas em secretariado. Disponível em: <http://www.institutosiegen.com.br/documentos/apostila_secretariado.pdf>. Acesso em 09 de Set. 2012.

NATALENSE, Liana; A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.

SABINO, Rosimeri Ferraz; ROCHA, Fabio Gomes; Secretariado: do escriba ao webwriter. Rio de Janeiro: Brasport, 2004.